Belegerteilungspflicht und Registrierkasse

In Österreich besteht die Belegerteilungspflicht seit 2016. Wer Bargeschäfte tätigt, muss bei jedem Umsatz einen Beleg ausstellen. Ab bestimmten Umsatzgrenzen kommt zusätzlich die Registrierkassenpflicht.

Wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Sind beide Schwellen überschritten, ist eine Registrierkasse ab dem viertfolgenden Monat Pflicht. Aktuelle Details und Ausnahmen stehen auf bmf.gv.at .

Belegerteilungspflicht im Alltag

Unabhängig von der Umsatzgrenze gilt: Bei jedem Bargeschäft ist ein Beleg auszustellen und dem Kunden zu übergeben. Bargeschäft bedeutet auch:

• Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte
• Zahlung über Smartphone (z. B. Apple Pay)
• Gutscheine, Bons
• Barbezahlung von Rechnungen

Reine Banküberweisungen sind nicht erfasst. Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen, der Unternehmer muss ihn aber bereitstellen.

Welche Angaben gehören auf den Beleg?

• Name und Anschrift des Unternehmens
• fortlaufende Belegnummer
• Datum und Uhrzeit
• Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
• Betrag der Barzahlung, getrennt nach Steuersätzen
• Kassenidentifikationsnummer
• maschinenlesbarer Code (QR-Code mit Signatur)

Diese Angaben werden technisch durch die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse erzeugt.

Sicherheitseinrichtung und Manipulationsschutz

Die Registrierkasse muss mit einer Signaturerstellungseinheit (SEE) verbunden sein. Sie erzeugt einen kryptographischen Wert, der auf den Beleg gedruckt wird. Pflichten im Überblick:

• Inbetriebnahme der Kasse über FinanzOnline melden
• Startbeleg, Monatsbelege und Jahresbeleg erstellen und prüfen
• Datenerfassungsprotokoll (DEP) sieben Jahre aufbewahren
• bei Ausfall der Signatur die Belege weiterhin ausstellen und nachsignieren
• Kassenausfall innerhalb einer Woche an FinanzOnline melden

Praktische Empfehlungen

• Tagesabschluss mit Kassensturz dokumentieren, siehe Tagesabschluss von Kassa und Kartenzahlungen
• monatliche Abstimmung der Bargeldbestände, siehe Kassenbestand und Barkassenkontrolle
• Belege digital archivieren, idealerweise gemeinsam mit der laufenden Buchhaltung
• Schulung neuer Mitarbeitender in der Kassenbedienung
• Notfallplan bei Stromausfall und Internetstörung

Sanktionen bei Verstößen

Wer die Belegerteilungspflicht missachtet, riskiert Finanzordnungswidrigkeiten mit Strafen bis 5.000 €. Bei vorsätzlicher Manipulation drohen darüber hinaus strafrechtliche Konsequenzen nach der Bundesabgabenordnung. Aktuelle Vorgaben sind im RKSV-Erlass auf ris.bka.gv.at nachlesbar.

Fazit

Die Registrierkassenpflicht ist im Kern eine Frage der Disziplin. Klare Tagesabschlüsse und ordentliche Belegablage machen Prüfungen ruhig. Preise ansehen .