Betriebsausgaben im Ueberblick

Betriebsausgaben sind das Herzstueck jeder Gewinnermittlung. Sie schmaelern den steuerpflichtigen Gewinn und entscheiden damit unmittelbar darueber, wie viel Steuer am Ende ans Finanzamt geht. Wer als Einzelunternehmen oder GmbH in Oesterreich taetig ist, sollte deshalb genau wissen, welche Kosten abzugsfaehig sind, welche nur teilweise zaehlen und welche das Steuerrecht ausdruecklich ausschliesst. Dieser Ueberblick zeigt die wichtigsten Kostenarten, klaert die Abgrenzung zwischen betrieblich und privat und erklaert, wie Sie Ausgaben sauber belegen und in der Buchhaltung erfassen.

Was Betriebsausgaben sind

Nach oesterreichischem Steuerrecht sind Betriebsausgaben jene Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind, also durch den Betrieb verursacht werden. Massgeblich ist nicht, ob eine Ausgabe notwendig oder zweckmaessig war, sondern allein der betriebliche Zusammenhang. Ein neuer Laptop fuer die Auftragsabwicklung ist absetzbar, der Urlaub mit der Familie nicht. Diese einfache Frage, ob eine Ausgabe dem Betrieb dient, ist der rote Faden durch das gesamte Thema.

Wichtig ist ausserdem die Unterscheidung zwischen sofort abzugsfaehigen Ausgaben und Anschaffungen, die ueber mehrere Jahre verteilt werden muessen. Groessere Investitionen mindern den Gewinn nicht auf einen Schlag, sondern ueber die Nutzungsdauer. Details dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Abschreibung und AfA.

Typische absetzbare Kosten

Die meisten laufenden Kosten eines Betriebs sind in voller Hoehe absetzbar, sofern sie ausschliesslich betrieblich anfallen. Dazu gehoeren unter anderem:

Wareneinkauf und Materialaufwand
Miete und Betriebskosten fuer Geschaeftsraeume
Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten
Buerobedarf, Fachliteratur und Software
Versicherungen mit betrieblichem Bezug
Beratungskosten fuer Steuerberatung und Rechtsberatung
Bankspesen und Zinsen aus betrieblichen Krediten
Fortbildung und berufsbezogene Schulungen

Auch Beitraege zur Sozialversicherung der Selbstaendigen zaehlen zu den abzugsfaehigen Aufwendungen. Wie Sie diese vorausschauend einplanen, lesen Sie im Beitrag zu den SVS-Beitraegen.

Teilweise abzugsfaehige Ausgaben

Manche Ausgaben haben sowohl einen betrieblichen als auch einen privaten Anteil. In diesen Faellen ist nur der betriebliche Teil absetzbar, und der private Anteil muss ausgeschieden werden. Die folgende Tabelle zeigt typische Beispiele.

Kostenart	Besonderheit beim Abzug
Bewirtung von Geschaeftspartnern	bei nachgewiesenem Werbezweck nur anteilig abzugsfaehig
Arbeitszimmer	nur unter engen Voraussetzungen und bei betrieblichem Mittelpunkt
Telefon und Internet	nur der betrieblich genutzte Anteil
Firmen-Pkw	privater Nutzungsanteil ist auszuscheiden
Reisekosten	nur betrieblich veranlasste Fahrten und Naechtigungen

Beim Fahrzeug ist die Abgrenzung besonders heikel, weil Privatfahrten genau dokumentiert werden muessen. Praktische Hinweise dazu bietet der Beitrag zu Firmen-Pkw und Privatnutzung. Wer Reisen abrechnet, sollte zudem die Regeln zu Reisekosten und Diaeten kennen.

Nicht abzugsfaehige Ausgaben

Einige Aufwendungen sind ausdruecklich vom Abzug ausgeschlossen, auch wenn ein betrieblicher Bezug besteht. Dazu zaehlen typischerweise:

Kosten der privaten Lebensfuehrung, etwa Kleidung ohne Berufsschutzcharakter
Strafen und Bussgelder
die Einkommensteuer des Unternehmers selbst
Repraesentationsaufwendungen ohne klaren Werbecharakter
unangemessen hohe Aufwendungen, soweit sie das uebliche Mass deutlich uebersteigen

Bei der Umsatzsteuer (USt) gilt eine eigene Logik: Vorsteuer ist grundsaetzlich nur bei betrieblich veranlassten Eingangsleistungen abziehbar. Wie Sie hier nichts verschenken, zeigt der Leitfaden zum Vorsteuerabzug.

Belegpflicht: ohne Beleg kein Abzug

Eine Betriebsausgabe ist nur dann abzugsfaehig, wenn sie nachgewiesen werden kann. Der Grundsatz lautet: kein Abzug ohne Beleg. Belege muessen die Ausgabe nach Datum, Betrag, Leistung und Geschaeftspartner nachvollziehbar machen. Das BMF und die Bundesabgabenordnung verlangen eine geordnete und vollstaendige Aufbewahrung, in der Regel ueber sieben Jahre.

Halten Sie folgende Punkte ein:

Belege zeitnah sammeln und ordnen
Rechnungen auf die Pflichtangaben pruefen
digitale Belege revisionssicher ablegen
Eigenbelege nur in begruendeten Ausnahmefaellen verwenden

Worauf eine ordnungsgemaesse Rechnung achten muss, fasst der Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung zusammen. Wie Sie Belege effizient digital verwalten, erklaert der Leitfaden zum digitalen Erfassen von Belegen.

Betrieblich versus privat: die saubere Abgrenzung

Die haeufigste Fehlerquelle bei der Gewinnermittlung ist die Vermischung von betrieblicher und privater Sphaere. Gerade bei Einzelunternehmen, wo es kein getrenntes Vermoegen gibt, schaut das Finanzamt genau hin. Praktisch hilft eine klare Trennung:

ein eigenes Geschaeftskonto fuehren
private Entnahmen nicht als Aufwand buchen
gemischt genutzte Wirtschaftsgueter prozentual aufteilen
Aufzeichnungen fuer den betrieblichen Anteil fuehren

Wer diese Trennung von Anfang an konsequent lebt, erspart sich bei einer Pruefung viel Diskussion und kann den betrieblichen Anteil ueberzeugend belegen.

Erfassung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung werden Betriebsausgaben auf den passenden Aufwandskonten erfasst. Oesterreichische Betriebe orientieren sich dabei am oesterreichischen Kontenrahmen (EKR), der Aufwendungen systematisch nach Kostenarten gliedert, etwa Material, Personal und sonstiger betrieblicher Aufwand. Eine konsequente Kontierung sorgt dafuer, dass die Auswertungen aussagekraeftig bleiben und der Jahresabschluss nach UGB sauber aufgebaut werden kann.

Je nach Gewinnermittlungsart unterscheidet sich die Erfassung: Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zaehlt grundsaetzlich der Zahlungszeitpunkt, bei der doppelten Buchfuehrung der Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung. Den Unterschied erklaert der Beitrag zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versus Bilanz. Wer den Aufwand nicht im Einzelnen nachweisen moechte, kann unter bestimmten Voraussetzungen die Betriebsausgabenpauschale nutzen und so den Aufwand vereinfacht ansetzen.