Belege richtig aufbewahren
Aufbewahrungsfristen in Oesterreich: sieben Jahre und Sonderfaelle, plus gesetzeskonforme digitale Archivierung.
Jeder Geschaeftsfall braucht einen Beleg, und jeder Beleg muss eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden. In Oesterreich ist das keine reine Ordnungsfrage, sondern eine gesetzliche Pflicht aus der Bundesabgabenordnung und dem UGB. Wer Unterlagen zu frueh entsorgt, riskiert bei einer Pruefung durch das Finanzamt Schaetzungen, Nachzahlungen und im schlimmsten Fall Finanzstrafen. Dieser Leitfaden zeigt, wie lange Sie welche Unterlagen behalten muessen und wie eine gesetzeskonforme digitale Archivierung funktioniert.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren
Die Grundregel ist einfach: Buecher, Aufzeichnungen, Belege und Geschaeftspapiere muessen sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist laeuft nicht ab dem Belegdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag im jeweiligen Wirtschaftsjahr erfolgt ist. Ein Beleg aus dem Jahr 2026 muss also in der Regel bis Ende 2033 verfuegbar bleiben.
Wichtig ist, dass die Frist nicht endet, solange die Unterlagen fuer ein anhaengiges Verfahren noch von Bedeutung sind. Laeuft etwa eine Betriebspruefung, eine Beschwerde oder ein gerichtliches Verfahren, muessen die betroffenen Belege so lange behalten werden, bis das Verfahren rechtskraeftig abgeschlossen ist, auch wenn die sieben Jahre formal schon vorbei waeren.
Laengere Fristen bei Grundstuecken und Sonderfaellen
Fuer einzelne Bereiche gelten abweichende, laengere Fristen. Besonders relevant ist das bei Grundstuecken: Unterlagen, die mit Grundstuecken im Zusammenhang stehen, koennen im Bereich der Umsatzsteuer (USt) wegen der langen Berichtigungszeitraeume beim Vorsteuerabzug deutlich laenger aufbewahrungspflichtig sein. Hier reicht die Frist je nach Fall bis zu 22 Jahre.
Die folgende Tabelle gibt einen Ueberblick ueber die wichtigsten Fristen:
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Fristbeginn |
|---|---|---|
| Buecher, Belege, Geschaeftspapiere | 7 Jahre | Ende des betreffenden Kalenderjahres |
| Unterlagen zu anhaengigen Verfahren | bis Verfahrensende | unabhaengig von der Sieben-Jahres-Frist |
| Grundstuecksbezogene USt-Unterlagen | bis zu 22 Jahre | je nach Berichtigungszeitraum |
Im Zweifel gilt: lieber laenger behalten als zu frueh vernichten. Die Kosten einer digitalen Archivierung sind gering, das Risiko fehlender Belege bei einer Pruefung dagegen hoch.
Welche Unterlagen betroffen sind
Die Aufbewahrungspflicht umfasst praktisch alle Unterlagen, die fuer die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zaehlen unter anderem:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen, inklusive elektronischer Rechnungen
- Kontoauszuege, Zahlungsbelege und Kassabelege
- Buchungsbelege und die laufenden Aufzeichnungen nach dem Einheitskontenrahmen (EKR)
- Jahresabschluesse, Bilanzen oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen
- Inventuren, Lohnkonten und Reisekostenabrechnungen
- Vertraege, Geschaeftskorrespondenz und sonstige steuerlich relevante Schriftstuecke
Das gilt fuer das Einzelunternehmen ebenso wie fuer die GmbH. Wer mehr zu den dahinterliegenden Pflichten wissen will, findet Details unter Aufzeichnungspflichten und Ordnungsmaessigkeit .
Digitale Archivierung
Belege duerfen in Oesterreich digital aufbewahrt werden, sofern die inhaltsgleiche, vollstaendige und geordnete Wiedergabe jederzeit gesichert ist. Das bedeutet: Sie muessen Papierbelege nicht ewig in Ordnern lagern, sondern duerfen sie einscannen und elektronisch archivieren. Das Original kann nach dem Scan grundsaetzlich vernichtet werden, solange die digitale Kopie alle Anforderungen erfuellt.
Damit eine digitale Ablage anerkannt wird, sollte sie mehrere Kriterien erfuellen:
- Vollstaendigkeit: jeder Beleg ist lueckenlos und auffindbar erfasst
- Lesbarkeit: gaengige, dauerhaft lesbare Formate wie PDF
- Ordnung: nachvollziehbare Struktur, etwa nach Jahr, Belegkreis und Belegnummer
- Datensicherung: regelmaessige Backups gegen Datenverlust
Wer den Scan-Prozess sauber aufsetzen will, sollte ihn von Anfang an in die laufende Erfassung integrieren. Praktische Hinweise dazu liefert der Beitrag zum Thema Belege digital erfassen .
Unveraenderbarkeit als zentrale Anforderung
Die wichtigste Eigenschaft eines Archivs ist die Unveraenderbarkeit. Einmal gebuchte Belege duerfen nachtraeglich nicht mehr unbemerkt geaendert werden. In der Praxis heisst das: Aenderungen muessen ueber Stornos und Korrekturbuchungen erfolgen, und das System muss protokollieren, wer wann was geaendert hat.
Eine ordentliche Buchhaltungssoftware sorgt automatisch fuer einen revisionssicheren Verlauf. Dateien, die sich beliebig ueberschreiben lassen, etwa lose Tabellen ohne Versionierung, erfuellen diese Anforderung dagegen nicht zuverlaessig. Das Zusammenspiel von Archiv und korrekter Verbuchung gehoert eng zum gesamten Bereich E-Rechnung und Compliance .
Zugriff fuer das Finanzamt
Bei einer Betriebspruefung muss das Finanzamt auf die aufbewahrten Unterlagen zugreifen koennen. Werden Aufzeichnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems gefuehrt, ist die Finanzverwaltung berechtigt, Einsicht in die Daten zu nehmen und sie auf Datentraegern bereitgestellt zu bekommen.
Daraus folgt eine praktische Konsequenz: Die digitale Ablage muss exportierbar und auswertbar sein. Ein reines Bildarchiv reicht oft nicht, wenn die zugrunde liegenden Buchungsdaten nicht maschinell lesbar mitgeliefert werden koennen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Loesung sowohl die Belegbilder als auch die strukturierten Daten bereitstellen kann.
Vernichtung nach Fristablauf
Sind die gesetzlichen Fristen abgelaufen und besteht kein laufendes Verfahren, duerfen die Unterlagen vernichtet werden. Bei der Entsorgung gilt:
- Papierbelege mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten datenschutzkonform schreddern
- digitale Bestaende vollstaendig und unwiederbringlich loeschen, inklusive Backups
- vor der Loeschung pruefen, ob fuer einzelne Belege eine laengere Frist gilt
Ein klarer Loeschplan verhindert, dass entweder zu frueh entsorgt oder unnoetig lange gehortet wird. Eine vertiefende Darstellung bietet der Ratgeber zur Archivierung von Buchhaltungsunterlagen .
Kurz gesagt
Belege und Buchhaltungsunterlagen sind in Oesterreich grundsaetzlich sieben Jahre aufzubewahren, bei Grundstuecken deutlich laenger. Eine digitale Archivierung ist erlaubt, wenn Vollstaendigkeit, Lesbarkeit, Ordnung und vor allem Unveraenderbarkeit gewaehrleistet sind und das Finanzamt im Pruefungsfall Zugriff erhaelt. Nach Fristablauf duerfen Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.