E-Rechnung an den Bund
E-Rechnung an den Bund in Oesterreich: Pflicht ueber das USP, Formate und der richtige Einreichungsweg.
Wer als Unternehmen Leistungen oder Lieferungen an Dienststellen des Bundes erbringt, kommt an der elektronischen Rechnung nicht vorbei. Seit der Umsetzung der entsprechenden EU-Vorgaben ist die E-Rechnung an den Bund verpflichtend: Rechnungen in Papierform oder als einfaches PDF per E-Mail werden von Bundesdienststellen nicht mehr als gueltige Rechnung akzeptiert. Stattdessen muss die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ueber das Unternehmensserviceportal (USP) uebermittelt werden. Dieser Leitfaden zeigt, wie das in der Praxis funktioniert, welche Formate zulaessig sind und welche Angaben Ihre Rechnung enthalten muss, damit sie nicht abgelehnt wird.
Wann die E-Rechnungspflicht gegenueber dem Bund gilt
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle Vertragspartner des Bundes, die im Rahmen eines Geschaeftsfalls eine Rechnung an eine Bundesdienststelle stellen. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie ein Einzelunternehmen oder eine GmbH fuehren oder wie gross Ihr Umsatz ist. Sobald die Rechnung an den Bund adressiert ist, gilt die elektronische Uebermittlung als verbindlicher Standard.
Wichtig: Die Pflicht bezieht sich auf den Bund als Auftraggeber. Fuer Laender, Gemeinden und andere oeffentliche Auftraggeber koennen abweichende Regelungen und teils freiwillige Empfangskanaele gelten. Pruefen Sie daher bei jedem oeffentlichen Auftrag, an welchen Empfaenger genau Sie fakturieren. Die allgemeinen Grundlagen finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnung in Oesterreich .
Die Rolle des Unternehmensserviceportals
Zentraler Knotenpunkt fuer die Einreichung ist das USP. Ueber dieses Portal melden Sie sich einmalig mit Ihren Unternehmensdaten an und erhalten Zugang zur Funktion E-Rechnung an den Bund. Das USP nimmt die Rechnung entgegen, prueft sie auf formale Korrektheit und leitet sie an die zustaendige Bundesdienststelle weiter.
Der Vorteil dieses Wegs: Die Pruefung erfolgt unmittelbar bei der Einreichung. Eine fehlerhafte Rechnung wird mit einer konkreten Fehlermeldung zurueckgewiesen, sodass Sie korrigieren koennen, bevor die Rechnung ueberhaupt in den Zahlungsprozess gelangt. Fuer den Zugang benoetigen Sie ein USP-Konto, das mit Ihrer Unternehmens-Identifikation verknuepft ist.
Zulaessige Formate
Der Bund akzeptiert strukturierte Formate, die maschinell ausgelesen werden koennen. In der Praxis sind vor allem zwei Formate relevant:
| Format | Beschreibung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ebInterface | Oesterreichischer XML-Standard fuer elektronische Rechnungen | Direkter Export aus oesterreichischer Buchhaltungssoftware |
| Peppol BIS / EN 16931 | Europaeischer Standard fuer grenzueberschreitende E-Rechnung | Lieferanten mit Peppol-Anbindung, auch international |
Ein klassisches PDF ohne strukturierten Datensatz gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht und wird nicht akzeptiert. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Software ein gueltiges ebInterface- oder Peppol-Dokument erzeugt und nicht nur ein optisches Abbild der Rechnung.
Benoetigte Angaben
Neben den allgemeinen Pflichtangaben auf der Rechnung verlangt die E-Rechnung an den Bund einige zusaetzliche, strukturierte Felder. Fehlen sie, wird die Rechnung abgewiesen.
- Auftragsreferenz: Die vom Auftraggeber vergebene Referenz identifiziert den Geschaeftsfall. Ohne korrekte Auftragsreferenz kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.
- Lieferantennummer oder vergleichbare Kennung, sofern die Dienststelle eine solche vergeben hat.
- Vollstaendige Empfaengerdaten der zustaendigen Bundesdienststelle.
- Bankverbindung (IBAN) fuer die Zahlung.
- Korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer (USt) mit den jeweils anzuwendenden Steuersaetzen je Position.
Die Auftragsreferenz ist der haeufigste Stolperstein. Klaeren Sie bereits bei der Auftragsbestaetigung, welche Referenz Sie spaeter auf der Rechnung anzugeben haben, und uebernehmen Sie diese exakt.
Uebermittlungswege
Fuer die Einreichung ueber das USP stehen mehrere Wege offen. Welcher passt, haengt vom Rechnungsvolumen und Ihrer Software ab:
- Manuelle Online-Erfassung im USP: Sie geben die Rechnungsdaten direkt im Webformular ein. Geeignet bei wenigen Rechnungen pro Jahr.
- Upload einer ebInterface- oder Peppol-Datei: Ihre Buchhaltungssoftware exportiert die Datei, die Sie im USP hochladen.
- Vollautomatischer Versand ueber Peppol: Ueber einen Peppol-Zugangspunkt wird die Rechnung ohne manuellen Zwischenschritt zugestellt. Sinnvoll bei vielen Rechnungen.
Wer regelmaessig an den Bund fakturiert, spart mit einem automatisierten Weg viel Zeit. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, lesen Sie im Beitrag Buchhaltungssoftware auswaehlen sowie in unserer Uebersicht zu E-Rechnung und Compliance .
Haeufige Fehler
Die meisten Zurueckweisungen lassen sich vermeiden. Diese Punkte fuehren besonders oft zu Problemen:
- Fehlende oder falsche Auftragsreferenz - die Rechnung kann nicht zugeordnet werden.
- Falsches Format - ein PDF statt eines strukturierten ebInterface- oder Peppol-Dokuments.
- Unvollstaendige Empfaengerangaben der Bundesdienststelle.
- Rechenfehler oder inkonsistente USt-Betraege, etwa wenn Positionssummen und Gesamtbetrag nicht zusammenpassen.
- Doppelte Rechnungsnummern, die das System als bereits eingereicht erkennt.
Sauber gefuehrte Stammdaten und eine korrekte Rechnungsnummerierung beugen den meisten dieser Fehler vor.
Status der Rechnung pruefen
Nach der Uebermittlung erhalten Sie im USP eine Rueckmeldung, ob die Rechnung angenommen oder abgewiesen wurde. Bei einer Abweisung enthaelt die Meldung den Grund, sodass Sie gezielt nachbessern koennen. Es empfiehlt sich, den Status zeitnah zu kontrollieren und die Bestaetigung zu dokumentieren - so haben Sie im Fall einer verzoegerten Zahlung einen Nachweis, dass Ihre Rechnung fristgerecht und korrekt eingereicht wurde.
Bewahren Sie die uebermittelte E-Rechnung und die Eingangsbestaetigung gemeinsam mit Ihren uebrigen Buchhaltungsunterlagen auf. Damit erfuellen Sie zugleich die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gegenueber dem Finanzamt.