Registrierkasse und Belegpflicht
Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht in Oesterreich: Umsatzgrenzen, Sicherheitseinrichtung und Belegpflicht.
In Oesterreich gehoeren die Registrierkassenpflicht und die Belegerteilungspflicht zu den wichtigsten formalen Vorgaben fuer alle Betriebe mit Bargeschaeft. Beide Pflichten sind in der Bundesabgabenordnung verankert und werden vom Finanzamt auf Basis der Erlaesse des BMF kontrolliert. Wer regelmaessig Barumsaetze taetigt, sollte die Grenzen, die technischen Anforderungen und die Aufzeichnungslogik genau kennen, damit Kassa und Buchhaltung jederzeit pruefungssicher sind.
Wann besteht Registrierkassenpflicht?
Die Pflicht zur Registrierkasse knuepft an zwei Schwellen an, die gemeinsam ueberschritten sein muessen. Erst wenn beide Grenzen innerhalb eines Geschaeftsjahres erreicht werden, wird die Kassenfuehrung verpflichtend.
| Schwelle | Grenze | Bedeutung |
|---|---|---|
| Jahresumsatz | EUR 15.000 netto je Betrieb | ab hier greift die Einzelaufzeichnung |
| Barumsaetze | EUR 7.500 netto je Betrieb | ab hier wird die Registrierkasse Pflicht |
Als Barumsatz gelten nicht nur Zahlungen mit Bargeld, sondern auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, mobile Zahlungen sowie Gutscheine und Bons. Wer eine der beiden Grenzen nicht erreicht, faellt nicht unter die Kassenpflicht, bleibt aber zur ordnungsgemaessen Aufzeichnung verpflichtet. Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals ueberschritten wurden.
Die technische Sicherheitseinrichtung
Jede Registrierkasse muss in Oesterreich ueber eine technische Sicherheitseinrichtung nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) verfuegen. Diese verkettet die Umsaetze kryptografisch, sodass nachtraegliche Manipulationen erkennbar werden. Konkret braucht eine konforme Kasse:
- eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit zur fortlaufenden Verkettung der Belege
- ein manipulationssicheres Datenerfassungsprotokoll
- die Moeglichkeit, einen maschinenlesbaren QR-Code auf jeden Beleg zu drucken
- eine Registrierung der Kasse und der Sicherheitseinrichtung ueber FinanzOnline
Erst nach der Registrierung und der erfolgreichen Pruefung des Startbelegs gilt die Kasse als ordnungsgemaess in Betrieb genommen.
Belegerteilungspflicht
Unabhaengig von der Registrierkassenpflicht gilt fuer nahezu alle Unternehmer die Belegerteilungspflicht. Sie verpflichtet dazu, ueber jede empfangene Barzahlung sofort einen Beleg auszustellen und dem Kunden auszuhaendigen. Der Kunde wiederum ist verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen und bis ausserhalb der Geschaeftsraeumlichkeiten mitzunehmen.
Ein gueltiger Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- die Bezeichnung des leistenden Unternehmens
- eine fortlaufende Belegnummer zur eindeutigen Identifikation
- Datum der Belegausstellung
- Menge und handelsuebliche Bezeichnung der Ware oder Leistung
- den Betrag der Barzahlung
Bei Belegen aus einer registrierkassenpflichtigen Kasse kommen die Uhrzeit, der nach Steuersaetzen getrennte Betrag und der maschinenlesbare Code hinzu. Die genauen Anforderungen an Rechnungen finden Sie im Leitfaden zu den Pflichtangaben auf der Rechnung .
Startbeleg und Monatsbeleg
Zwei Belegarten haben eine besondere Kontrollfunktion und duerfen nicht vergessen werden:
- Startbeleg: Nach der Inbetriebnahme der Kasse ist ein Startbeleg mit Betrag null zu erstellen und ueber die FinanzOnline-App zu pruefen. Damit wird die korrekte Einrichtung der Sicherheitseinrichtung bestaetigt.
- Monatsbeleg: Zum Ende jedes Kalendermonats ist ein Monatsbeleg (ebenfalls mit Betrag null) zu erstellen. Der Dezember-Beleg ist zugleich der Jahresbeleg und muss bis spaetestens 15. Februar des Folgejahres geprueft werden.
Alle Belege sind gemeinsam mit dem Datenerfassungsprotokoll aufzubewahren. Wie lange und in welcher Form, erklaert der Beitrag dazu, wie Sie Belege richtig aufbewahren .
Ausnahmen und Erleichterungen
Fuer einzelne Geschaeftsmodelle gibt es Erleichterungen von der Registrierkassen- oder Belegerteilungspflicht. Dazu zaehlen etwa:
- die kalte-Haende-Regelung fuer Umsaetze im Freien, etwa bei Maroni- oder Eisstaenden, sofern der Jahresumsatz unter der gesetzlichen Grenze bleibt
- bestimmte Umsaetze gemeinnuetziger Vereine im Rahmen von Festen
- Online-Shops, bei denen unbare Zahlungen ueber Dritte abgewickelt werden, ohne dass ein Barumsatz im Sinne der Verordnung vorliegt
Diese Ausnahmen sind eng auszulegen. Im Zweifel lohnt ein Blick in die spezifischen Vorgaben Ihrer Branche, zum Beispiel im Leitfaden zur Buchhaltung fuer die Gastronomie , wo Bargeschaefte besonders haeufig sind.
Pruefung durch das Finanzamt
Das Finanzamt kontrolliert die Einhaltung der Kassen- und Belegpflicht im Rahmen von Aussenpruefungen und sogenannten Nachschauen. Geprueft werden insbesondere:
- ob die Kasse RKSV-konform und registriert ist
- ob Start-, Monats- und Jahresbelege vollstaendig vorliegen
- ob das Datenerfassungsprotokoll exportierbar und lueckenlos ist
- ob die Tagesumsaetze mit der Buchhaltung uebereinstimmen
Fehlende Belege oder eine nicht konforme Kasse koennen Finanzstrafen nach sich ziehen und im Extremfall zu einer Schaetzung der Umsaetze fuehren. Eine saubere Abstimmung der Kassa mit der laufenden Buchhaltung ist daher die beste Absicherung. Praktische Hinweise dazu liefert der Ratgeber zu Kassa und Barumsaetzen buchen . Wer die formalen Anforderungen vertiefen will, findet im Beitrag zu Aufzeichnungspflichten und Ordnungsmaessigkeit die rechtlichen Grundlagen.