Reisekosten und Diaeten abrechnen
Korrekte Abrechnung von Reisekosten, Tagesgeldern und Kilometergeld in Oesterreich, steuerfrei und nachvollziehbar.
Wer beruflich unterwegs ist, kann die anfallenden Reisekosten in Oesterreich grundsaetzlich steuerfrei ersetzen oder als Betriebsausgabe geltend machen. Damit das Finanzamt mitspielt, muessen Tagesgelder, Naechtigungsgelder und Kilometergeld aber sauber abgegrenzt, belegt und im richtigen Rahmen gehalten werden. Dieser Leitfaden zeigt, welche Reisekostenarten es gibt, wo die Grenzen der Steuerfreiheit liegen und wie Sie die Abrechnung nachvollziehbar dokumentieren.
Welche Reisekostenarten gibt es?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Dienstnehmer oder Unternehmer den Dienstort verlaesst, um an einem anderen Ort taetig zu werden. Aus steuerlicher Sicht teilt sich der Ersatz in vier Bausteine:
- Fahrtkosten: tatsaechliche Kosten fuer Bahn, Flug oder das amtliche Kilometergeld beim eigenen Pkw
- Tagesgelder (Diaeten): Pauschale fuer den Mehraufwand bei der Verpflegung
- Naechtigungsgelder: Ersatz fuer die Uebernachtung, pauschal oder gegen Beleg
- Nebenkosten: etwa Parkgebuehren, Maut oder Telefonkosten waehrend der Reise
Diese Aufteilung ist wichtig, weil fuer jeden Baustein eigene Regeln zur Steuerfreiheit gelten. Wer alles in einen Topf wirft, riskiert, dass das Finanzamt den Ersatz teilweise als steuerpflichtigen Lohnbestandteil wertet.
Steuerfreie Tagesgelder und Naechtigungsgelder
Das Tagesgeld soll den erhoehten Verpflegungsaufwand auf einer Dienstreise abdecken. Steuerfrei ist es nur bis zu den im Einkommensteuergesetz vorgesehenen Hoechstsaetzen und nur, wenn die Reise eine gewisse Mindestdauer und eine ausreichende Entfernung vom Dienstort erreicht. Dauert die Reise nur einen Teil des Tages, wird das volle Tagesgeld anteilig gekuerzt, in der Regel je angefangener Stunde.
Beim Naechtigungsgeld haben Sie zwei Wege:
- Pauschale Abrechnung ohne Beleg bis zum gesetzlichen Hoechstsatz
- Abrechnung nach Beleg, wenn die tatsaechlichen Hotelkosten hoeher sind
Achtung: Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten oder die Naechtigung selbst zur Verfuegung, ist das jeweilige Tages- oder Naechtigungsgeld entsprechend zu kuerzen. Eine doppelte Verguetung ist nicht zulaessig.
Amtliches Kilometergeld
Nutzt ein Dienstnehmer oder Unternehmer das eigene Fahrzeug fuer die Dienstreise, kann das amtliche Kilometergeld verrechnet werden. Damit sind saemtliche Kosten des Fahrzeugs abgegolten, also Treibstoff, Versicherung, Wartung und Wertverlust. Es duerfen daher nicht zusaetzlich einzelne Pkw-Kosten geltend gemacht werden.
Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch oder eine gleichwertige Aufzeichnung mit Datum, Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern. Pro Kalenderjahr ist das steuerfreie Kilometergeld zudem mengenmaessig gedeckelt. Wer das Fahrzeug ueberwiegend betrieblich nutzt, sollte stattdessen die Variante ueber den Firmen-Pkw und die Privatnutzung pruefen, weil sich dort die tatsaechlichen Kosten oft guenstiger darstellen.
Inlands- und Auslandsreisen
Bei Inlandsreisen gelten einheitliche Saetze fuer Tages- und Naechtigungsgeld. Bei Auslandsreisen sind die Saetze nach Laendern gestaffelt und liegen meist hoeher. Massgeblich ist jeweils das Land, in dem sich der Reisende ueberwiegend aufhaelt; fuer Grenzuebertritte und Mischreisen gibt es eigene Aufteilungsregeln des BMF.
| Reisekostenart | Inland | Ausland |
|---|---|---|
| Tagesgeld | einheitlicher Hoechstsatz | nach Laenderliste gestaffelt |
| Naechtigungsgeld | pauschal oder nach Beleg | pauschal nach Land oder nach Beleg |
| Kilometergeld | amtlicher Satz | amtlicher Satz |
Fuer laengere Aufenthalte am selben Ort kann der Anspruch auf steuerfreie Tagesgelder nach einer gewissen Zeit entfallen, weil dann kein verpflegungsbedingter Mehraufwand mehr unterstellt wird.
Belege und Aufzeichnungen
Ohne saubere Dokumentation gibt es keine steuerfreie Abrechnung. Sammeln und archivieren Sie zu jeder Dienstreise:
- Reisekostenabrechnung mit Datum, Uhrzeit, Reiseziel und Zweck
- Fahrtenbuch beziehungsweise Kilometeraufzeichnung bei Pkw-Nutzung
- Belege fuer Naechtigung, Maut, Parkgebuehren und Bahn- oder Flugtickets
- Nachweis ueber vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten oder Naechtigungen
Diese Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Wie Sie das praktisch handhaben, zeigt der Leitfaden, wie Sie Belege richtig aufbewahren . Eine digitale Erfassung erleichtert die Ablage erheblich, wie der Beitrag, wie Sie Belege digital erfassen , beschreibt.
Buchung der Reisekosten
In der Buchhaltung werden Reisekosten typischerweise auf eigenen Reise- und Fahrtkosten-Konten des Einheitskontenrahmens (EKR) erfasst, getrennt nach Reisekosten und Kilometergeld. Der steuerfreie Reisekostenersatz an Dienstnehmer ist als Aufwand, nicht als steuerpflichtiger Lohnbestandteil zu buchen, solange die Hoechstsaetze eingehalten werden.
Beim Thema Umsatzsteuer (USt) ist Vorsicht geboten: Auf reine Tages- und Naechtigungspauschalen gibt es keinen Vorsteuerabzug. Aus belegmaessigen Kosten wie Hotelrechnungen oder Bahntickets laesst sich die enthaltene USt dagegen unter den allgemeinen Voraussetzungen abziehen. Details dazu liefert der Leitfaden, wie Sie den Vorsteuerabzug richtig nutzen . Allgemein gilt der Reisekostenersatz als klassische Position der Betriebsausgaben im Ueberblick .
Grenzen der Steuerfreiheit
Steuerfrei bleibt der Ersatz nur innerhalb der gesetzlichen Hoechstsaetze und bei sauberer Dokumentation. Folgende Punkte fuehren regelmaessig zu Problemen:
- Ueberschreitung der Hoechstsaetze: Der uebersteigende Teil ist steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn
- Fehlende Belege oder Aufzeichnungen: Das Finanzamt kann den steuerfreien Ersatz aberkennen
- Keine echte Dienstreise: Fahrten im Nahbereich oder zwischen Wohnung und Arbeitsstaette zaehlen nicht
- Doppelte Verguetung: gestellte Mahlzeiten oder Naechtigungen muessen gegengerechnet werden
Sowohl Einzelunternehmen als auch die GmbH sind an dieselben Hoechstsaetze gebunden. Bei Gesellschafter-Geschaeftsfuehrern prueft das Finanzamt zudem genau, ob die Reise tatsaechlich betrieblich veranlasst war.