Gutschriften und Stornorechnungen
Rechnungen korrekt korrigieren in Oesterreich: Gutschriften, Stornos und die richtige USt-Behandlung.
Eine ausgestellte Rechnung ist kein Dokument, das man einfach loescht oder neu schreibt. Sobald eine Rechnung das Unternehmen verlassen hat und in der Buchhaltung erfasst ist, darf sie nicht mehr veraendert werden. Stimmt etwas nicht, korrigieren Sie den Vorgang ueber eine Gutschrift oder eine Stornorechnung. Beide schaffen einen nachvollziehbaren Korrekturbeleg, der die urspruengliche Rechnung entwertet oder anpasst, statt sie zu ueberschreiben. Genau diese Nachvollziehbarkeit verlangen das UGB und das Finanzamt.
Unterschied zwischen Gutschrift und Storno
Die beiden Begriffe werden im Alltag oft vermischt, meinen aber unterschiedliche Dinge.
- Eine Stornorechnung hebt eine fehlerhafte Rechnung vollstaendig auf. Sie bildet den urspruenglichen Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen ab. Danach wird in der Regel eine korrekte neue Rechnung ausgestellt.
- Eine Gutschrift korrigiert einen Teilbetrag, etwa bei einer Mengenreklamation, einem nachtraeglichen Rabatt oder einer Ruecksendung. Die urspruengliche Rechnung bleibt bestehen, der gutgeschriebene Betrag reduziert die Forderung.
Verwirrend ist zusaetzlich, dass das Wort “Gutschrift” im Umsatzsteuerrecht eine zweite Bedeutung hat: die Abrechnungsgutschrift, bei der der Leistungsempfaenger statt des Leistenden abrechnet. Dieser Artikel behandelt die kaufmaennische Gutschrift als Korrekturbeleg, nicht die Abrechnungsgutschrift.
Typische Anlaesse fuer eine Korrektur
Korrekturen entstehen aus ganz praktischen Gruenden:
- falscher Rechnungsbetrag oder falsche Menge
- falscher oder fehlender Umsatzsteuersatz
- falsche Empfaengerdaten oder eine falsche UID-Nummer
- nachtraeglicher Rabatt, Skonto oder Preisnachlass
- Ruecksendung oder Reklamation von Ware
- Stornierung eines kompletten Auftrags
Je nach Anlass entscheiden Sie zwischen vollstaendigem Storno und teilweiser Gutschrift. Welche Angaben dabei ohnehin auf jede Rechnung gehoeren, zeigt der Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung .
Pflichtangaben der Korrekturrechnung
Eine Gutschrift oder Stornorechnung ist umsatzsteuerlich selbst eine Rechnung. Sie muss daher dieselben Pflichtangaben nach dem UGB und dem Umsatzsteuergesetz enthalten wie das Original.
| Angabe | Inhalt |
|---|---|
| Bezeichnung | klar als Gutschrift oder Stornorechnung erkennbar |
| Eigene Belegnummer | fortlaufend aus dem normalen Nummernkreis |
| Bezug | Nummer und Datum der Originalrechnung |
| Leistungsdaten | Name, Anschrift, UID von Aussteller und Empfaenger |
| Betrag | Netto, USt-Satz, USt-Betrag, Bruttobetrag |
| Ausstellungsdatum | Datum der Korrektur |
Wichtig: Die Korrekturrechnung erhaelt eine eigene Belegnummer aus dem laufenden Nummernkreis und nicht die Nummer der Originalrechnung. Wie Sie diesen Nummernkreis lueckenlos fuehren, beschreibt der Leitfaden zur Frage, wie Sie Rechnungsnummern korrekt vergeben .
USt-Berichtigung nicht vergessen
Der kritischste Punkt bei jeder Korrektur ist die Umsatzsteuer. Wer einen Betrag mindert, muss auch die darin enthaltene USt berichtigen, sonst fuehrt man zu viel oder zu wenig an das Finanzamt ab.
- Mindern Sie eine Forderung, sinkt die geschuldete Umsatzsteuer entsprechend.
- Beim Leistungsempfaenger sinkt im Gegenzug der Vorsteuerabzug.
- Die Berichtigung erfolgt in jenem Voranmeldungszeitraum, in dem die Aenderung der Bemessungsgrundlage eintritt, nicht rueckwirkend im Zeitraum der Originalrechnung.
Solange eine fehlerhafte Rechnung im Umlauf ist, schulden Sie die darauf ausgewiesene USt nach dem Prinzip der Steuerschuld kraft Rechnungslegung. Erst der Korrekturbeleg bereinigt das. Wie diese Betraege in die laufende Meldung einfliessen, lesen Sie im Beitrag, wie Sie die Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen .
Klarer Bezug zur Originalrechnung
Jede Korrektur muss eindeutig auf das Original verweisen. Ohne diesen Bezug haengt der Korrekturbeleg in der Luft und das Finanzamt kann den Zusammenhang bei einer Pruefung nicht herstellen.
Praktisch heisst das: Nennen Sie Belegnummer und Datum der Originalrechnung direkt im Text der Gutschrift oder Stornorechnung, zum Beispiel “Storno zu Rechnung 2026-0142 vom 14. Mai 2026”. Bei Teilgutschriften halten Sie zusaetzlich fest, welche Positionen betroffen sind. So bleibt die Belegkette geschlossen.
Buchung der Korrektur
Buchhalterisch wird die Korrektur als eigener Geschaeftsfall erfasst, nicht durch Loeschen der Originalbuchung. Im Einheitskontenrahmen (EKR) laeuft das in der Regel ueber dieselben Erloes- und USt-Konten wie die Originalrechnung, nur mit umgekehrtem Vorzeichen; nachtraegliche Preisnachlaesse werden dabei ueber die Konten fuer Rabatte und Gutschriften abgebildet.
- Storno: Erloeskonto und Umsatzsteuerkonto werden in voller Hoehe gegengebucht.
- Gutschrift: nur der korrigierte Teilbetrag wird gegengebucht.
- Die offene Forderung gegenueber dem Kunden reduziert sich entsprechend.
Eine saubere Buchhaltungssoftware erzeugt aus dem Originalbeleg automatisch den passenden Storno- oder Gutschriftsbeleg samt korrekter USt-Berichtigung und verknuepft beide Belege. Das vermeidet Tippfehler und haelt den Nummernkreis lueckenlos.
Dokumentation und Aufbewahrung
Original und Korrekturbeleg gehoeren zusammen aufbewahrt. Beide unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Achten Sie darauf, dass:
- die fehlerhafte Rechnung nicht geloescht, sondern als storniert markiert wird
- der Korrekturbeleg dem Empfaenger nachweislich zugeht
- bei elektronischen Rechnungen die Unveraenderbarkeit gewahrt bleibt
Eine geschlossene, nachvollziehbare Belegkette ist das beste Argument bei einer Pruefung durch das Finanzamt oder das BMF. Wer von Anfang an sauber storniert statt zu ueberschreiben, hat hier keine Probleme.