Das Einzelunternehmen ist in Oesterreich die einfachste und am schnellsten umsetzbare Rechtsform. Es eignet sich besonders fuer Gruenderinnen und Gruender, die alleine starten, wenig Startkapital benoetigen und den Aufwand gering halten wollen. Anders als bei der GmbH braucht es weder Notar noch Stammkapital, und in vielen Faellen ist das Unternehmen innerhalb eines Tages handlungsfaehig. Im Gegenzug haften Sie als Inhaberin oder Inhaber mit Ihrem gesamten Privatvermoegen. Dieser Leitfaden fuehrt Sie durch alle Schritte, von den Voraussetzungen ueber die Gewerbeanmeldung bis zur Anmeldung bei der SVS.

Voraussetzungen fuer die Gruendung

Bevor Sie loslegen, sollten einige Grundvoraussetzungen erfuellt sein. Fuer die meisten Taetigkeiten gilt in Oesterreich die Gewerbeordnung, das heisst, Sie melden ein Gewerbe an. Erforderlich sind in der Regel:

  • Eigenberechtigung (Volljaehrigkeit) und ein Wohnsitz oder Sitz in Oesterreich beziehungsweise der EU
  • ein Befaehigungsnachweis bei reglementierten Gewerben (etwa im Handwerk), bei freien Gewerben entfaellt dieser
  • kein Ausschlussgrund wie ein einschlaegiges Insolvenzverfahren oder bestimmte Vorstrafen

Bei Freien Berufen (zum Beispiel Aerztinnen, Rechtsanwaelte, Ziviltechniker) sowie bei rein landwirtschaftlicher oder kuenstlerischer Taetigkeit ist oft keine Gewerbeanmeldung notwendig. Pruefen Sie daher zuerst, ob Ihre Taetigkeit ueberhaupt gewerblich ist. Wenn Sie noch unsicher sind, welche Form am besten passt, hilft unser Beitrag dazu, die richtige Rechtsform zu waehlen .

Gewerbeanmeldung bei der Bezirksbehoerde

Der zentrale Schritt ist die Gewerbeanmeldung bei der zustaendigen Bezirksbehoerde, also der Bezirkshauptmannschaft oder dem Magistrat. Sie kann persoenlich, schriftlich oder online ueber das Unternehmensserviceportal (USP) erfolgen. Mitzubringen oder hochzuladen sind:

  1. ein gueltiger Lichtbildausweis
  2. der Befaehigungsnachweis (nur bei reglementierten Gewerben)
  3. gegebenenfalls ein Auszug aus dem Strafregister bei auslaendischem Wohnsitz

Mit der Anmeldung entsteht die Gewerbeberechtigung, und Sie werden automatisch Mitglied der Wirtschaftskammer (WKO). Eine Eintragung ins Firmenbuch ist fuer ein Einzelunternehmen erst ab Ueberschreiten bestimmter Umsatzgrenzen verpflichtend, kann aber freiwillig erfolgen. Details dazu finden Sie im Leitfaden zur Gewerbeanmeldung in Oesterreich .

Meldung beim Finanzamt

Nach der Gewerbeanmeldung muss die Taetigkeit dem Finanzamt gemeldet werden, und zwar binnen eines Monats ab Aufnahme der Taetigkeit. Dafuer fuellen Sie den Fragebogen zur Betriebseroeffnung aus (Formular Verf 24 fuer natuerliche Personen), idealerweise elektronisch ueber FinanzOnline. Das Finanzamt benoetigt unter anderem Angaben zu:

  • voraussichtlichem Umsatz und Gewinn im Eroeffnungs- und Folgejahr
  • Art der Taetigkeit und Beginn
  • Bankverbindung und gewuenschter Besteuerungsart

Auf Basis dieser Angaben werden Ihre Einkommensteuer-Vorauszahlungen festgesetzt. Es lohnt sich, die Steuervorauszahlungen vorausschauend zu planen , damit Nachzahlungen nicht zur Liquiditaetsfalle werden.

Anmeldung bei der SVS

Als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer sind Sie pflichtversichert bei der SVS (Sozialversicherung der Selbststaendigen). Die Meldung erfolgt grundsaetzlich automatisch ueber die Gewerbeanmeldung, dennoch sollten Sie sich aktiv mit der SVS in Verbindung setzen. Die Beitraege umfassen Pensions-, Kranken- und Unfallversicherung sowie die Selbststaendigenvorsorge.

In den ersten Jahren werden die Beitraege vorlaeufig auf einer Mindestbeitragsgrundlage berechnet und spaeter anhand des tatsaechlichen Gewinns nachbemessen. Diese Nachbemessung trifft viele Gruenderinnen und Gruender im dritten Jahr unerwartet hart. Legen Sie deshalb von Anfang an Ruecklagen zurueck und planen Sie Ihre SVS-Beitraege sorgfaeltig ein.

Steuernummer und UID

Mit der Erfassung beim Finanzamt erhalten Sie automatisch eine Steuernummer. Diese benoetigen Sie fuer alle Eingaben, etwa die Einkommensteuererklaerung.

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist davon zu unterscheiden. Sie wird auf Antrag erteilt und ist vor allem fuer Geschaefte innerhalb der EU sowie fuer den Vorsteuerabzug relevant. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt und unter der Umsatzgrenze bleibt, stellt grundsaetzlich ohne Umsatzsteuer aus, kann dann aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Welche Variante guenstiger ist, erklaert der Beitrag zu Kleinunternehmer und Umsatzsteuer .

NummerWofuerWann noetig
SteuernummerEinkommensteuer, Schriftverkehr mit dem Finanzamtimmer
UID-NummerUmsatzsteuer, EU-Geschaefte, Vorsteuerabzugbei Regelbesteuerung und EU-Handel

Buchfuehrungspflichten

Einzelunternehmen sind in der Regel nicht zur doppelten Buchfuehrung verpflichtet, solange der Umsatz unter den im UGB festgelegten Schwellen bleibt. Stattdessen genuegt meist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Erst wenn der Umsatz die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren ueberschreitet, entsteht die Pflicht zur Bilanzierung.

Unabhaengig von der Methode gelten Aufzeichnungs- und Belegpflichten: Belege muessen vollstaendig, geordnet und ueber die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Ein strukturierter Kontenrahmen nach dem Einheitskontenrahmen (EKR) erleichtert die Zuordnung. Den Unterschied der Methoden vertieft der Beitrag zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versus Bilanz .

Erste Schritte nach der Gruendung

Ist die Gruendung formal abgeschlossen, sorgen ein paar organisatorische Schritte fuer einen sauberen Start:

  • ein Geschaeftskonto einrichten, getrennt vom Privatkonto
  • ein System fuer die laufende digitale Belegerfassung aufsetzen
  • die Rechnungslegung vorbereiten und auf die Pflichtangaben auf der Rechnung achten
  • Fristen fuer Umsatzsteuer und Einkommensteuer im Kalender vermerken
  • Ruecklagen fuer SVS und Steuern von jeder Einnahme zur Seite legen

Mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware lassen sich diese Aufgaben von Beginn an automatisieren, was spaeter viel Nacharbeit erspart.

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