Eintragung ins Firmenbuch
Ablauf, Pflichten und Kosten der Firmenbuch-Eintragung in Oesterreich fuer Unternehmen und GmbH.
Das Firmenbuch ist das oeffentliche Verzeichnis aller eingetragenen Unternehmen in Oesterreich. Es wird bei den Landesgerichten gefuehrt und schafft Transparenz darueber, wer hinter einem Unternehmen steht, wer es vertreten darf und wie es rechtlich aufgestellt ist. Wer ein Unternehmen gruendet oder umstrukturiert, kommt frueher oder spaeter mit dem Firmenbuch in Beruehrung. Ob eine Eintragung verpflichtend ist, haengt vor allem von der gewaehlten Rechtsform und vom Umsatz ab. Dieser Leitfaden erklaert, wer sich eintragen lassen muss, welche Unterlagen noetig sind und mit welchen Kosten zu rechnen ist.
Was das Firmenbuch ist
Das Firmenbuch ersetzt das fruehere Handelsregister und wird elektronisch gefuehrt. Jeder Eintrag erhaelt eine eigene Firmenbuchnummer (FN), die ein Unternehmen eindeutig identifiziert. Im Firmenbuch sind unter anderem die Firma (also der Name), der Sitz, der Geschaeftszweig, die vertretungsbefugten Personen und bei Kapitalgesellschaften das Stammkapital ersichtlich.
Das Firmenbuch ist oeffentlich. Geschaeftspartner, Banken oder Behoerden koennen jederzeit einen Auszug abrufen und sich so ein verlaessliches Bild verschaffen. Diese Publizitaet ist ein wesentlicher Grund, warum bestimmte Unternehmen zur Eintragung verpflichtet sind.
Eintragungspflichtige Unternehmen
Ob eine Eintragungspflicht besteht, regelt das UGB (Unternehmensgesetzbuch). Grundsaetzlich gilt:
- Kapitalgesellschaften wie die GmbH und die AG entstehen erst mit der Eintragung ins Firmenbuch. Ohne Eintragung existiert die Gesellschaft rechtlich nicht.
- Personengesellschaften wie die OG und die KG sind ebenfalls eintragungspflichtig.
- Einzelunternehmen muessen sich eintragen lassen, sobald sie rechnungslegungspflichtig werden. Das ist der Fall, wenn der Umsatz die im UGB festgelegte Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Geschaeftsjahren ueberschreitet.
Wer noch unsicher ist, welche Form die passende ist, findet Orientierung im Vergleich von GmbH versus Einzelunternehmen .
Freiwillige Eintragung
Auch Unternehmen, die nicht eintragungspflichtig sind, koennen sich freiwillig ins Firmenbuch eintragen lassen. Das betrifft vor allem kleinere Einzelunternehmen unterhalb der Umsatzgrenze. Eine freiwillige Eintragung bringt einige Vorteile:
- Das Unternehmen darf eine eingetragene Firma fuehren, also einen Phantasienamen statt nur des buergerlichen Namens.
- Die Eintragung wirkt seriös und schafft Vertrauen bei Geschaeftspartnern.
- Bestimmte gesellschaftsrechtliche Gestaltungen werden erst durch die Eintragung moeglich.
Wer sich freiwillig eintragen laesst, unterliegt damit allerdings auch den Pflichten des UGB, etwa der doppelten Buchfuehrung. Das sollte vor der Entscheidung gut abgewogen werden.
Benoetigte Unterlagen
Welche Dokumente noetig sind, haengt von der Rechtsform ab. Fuer eine GmbH sind die Anforderungen am umfangreichsten. Typischerweise werden benoetigt:
| Unterlage | Einzelunternehmen | GmbH |
|---|---|---|
| Firmenbuchgesuch (Anmeldung) | ja | ja |
| Gesellschaftsvertrag bzw. Erklaerung ueber die Errichtung | nein | ja |
| Musterzeichnung der vertretungsbefugten Personen | ja | ja |
| Bankbestaetigung ueber das Stammkapital | nein | ja |
| Gesellschafterliste | nein | ja |
Die Musterzeichnung ist die notariell oder gerichtlich beglaubigte Unterschriftsprobe. Bei der GmbH kommt die Bestaetigung der Bank hinzu, dass das Stammkapital eingezahlt wurde. Eine vollstaendige Schritt-fuer-Schritt-Darstellung bietet der Leitfaden zu GmbH gruenden: Kosten und Schritte .
Die Rolle des Notars
Bei Kapitalgesellschaften fuehrt der Weg ins Firmenbuch fast immer ueber einen Notar. Der Gesellschaftsvertrag der GmbH muss notariell beurkundet werden, und auch die Anmeldung beim Firmenbuch laeuft in der Regel ueber den Notar, der die Unterschriften beglaubigt und das Gesuch elektronisch einbringt.
Fuer einfache Standardgruendungen einer GmbH gibt es in Oesterreich ein vereinfachtes Verfahren, das den Notaraufwand reduzieren kann. Bei Einzelunternehmen ist der Notar nicht zwingend erforderlich; hier genuegt oft die beglaubigte Musterzeichnung, die auch beim Bezirksgericht erfolgen kann.
Kosten und Gebuehren
Die Kosten setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:
- Gerichtsgebuehren fuer die Eintragung ins Firmenbuch (Eintragungsgebuehr und Eingabegebuehr).
- Notarkosten fuer Beurkundung und Beglaubigung, deren Hoehe sich nach dem Aufwand und der Komplexitaet richtet.
- Allfaellige Kosten fuer Beratung durch Steuerberatung oder Anwalt.
Bei einem Einzelunternehmen bleiben die Kosten meist gering, da nur die Gerichtsgebuehren und die Beglaubigung anfallen. Bei einer GmbH summieren sich Notar- und Gerichtsgebuehren spuerbar. Die genauen Saetze werden von Gerichten und Notaren nach den geltenden Tarifen verrechnet und sollten vorab eingeholt werden, da sie sich aendern koennen.
Laufende Aenderungsmeldungen
Mit der Eintragung enden die Pflichten nicht. Aenderungen, die das Firmenbuch betreffen, muessen gemeldet werden, damit die Daten aktuell bleiben. Dazu gehoeren etwa:
- Wechsel der Geschaeftsfuehrung oder der vertretungsbefugten Personen
- Sitzverlegung oder Aenderung der Geschaeftsanschrift
- AEnderungen am Gesellschaftsvertrag oder am Stammkapital
- Wechsel von Gesellschaftern bei der GmbH
Eine zentrale wiederkehrende Pflicht ist die Offenlegung des Jahresabschlusses. Kapitalgesellschaften muessen ihren Abschluss fristgerecht beim Firmenbuch einreichen. Wie das funktioniert, beschreibt der Beitrag Jahresabschluss beim Firmenbuch einreichen . Versaeumte Meldungen koennen zu Zwangsstrafen durch das Gericht fuehren, weshalb eine saubere und zeitnahe Dokumentation wichtig ist.
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