Vorsteuerabzug richtig nutzen

Der Vorsteuerabzug ist eines der wichtigsten Instrumente im oesterreichischen Umsatzsteuersystem. Er sorgt dafuer, dass die Umsatzsteuer fuer Unternehmen ein durchlaufender Posten bleibt und nur der Endverbraucher tatsaechlich belastet wird. Wer die Vorsteuer korrekt geltend macht, senkt seine Zahllast an das Finanzamt spuerbar. Wer dabei aber Belege oder Voraussetzungen vernachlaessigt, riskiert eine Kuerzung bei der naechsten Pruefung. Dieser Leitfaden zeigt, wann der Abzug zulaessig ist, welche Angaben die Rechnung enthalten muss und wie Sie alles sauber dokumentieren.

Was ist Vorsteuer?

Als Vorsteuer bezeichnet man jene Umsatzsteuer, die Ihnen ein anderes Unternehmen auf einer Eingangsrechnung in Rechnung stellt. Kaufen Sie etwa Material, Software oder Bueroausstattung ein, zahlen Sie den Nettopreis plus Umsatzsteuer. Diese gezahlte Umsatzsteuer ist Ihre Vorsteuer.

In der Umsatzsteuervoranmeldung stellen Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer aus Ihren Ausgangsrechnungen der gezahlten Vorsteuer gegenueber. Nur die Differenz ueberweisen Sie an das Finanzamt. Ergibt sich ein Vorsteuerueberhang, etwa bei groesseren Investitionen, erhalten Sie eine Gutschrift. Wie dieser Mechanismus im Gesamtzusammenhang funktioniert, erklaert der Beitrag Umsatzsteuer in Oesterreich verstehen .

Voraussetzungen fuer den Abzug

Der Vorsteuerabzug ist nicht automatisch, sondern an klare Bedingungen geknuepft. Folgende Punkte muessen erfuellt sein:

Sie sind Unternehmer im Sinne des UStG und zur Regelbesteuerung verpflichtet oder optiert.
Die Leistung wurde fuer Ihr Unternehmen und nicht fuer private Zwecke bezogen.
Es liegt eine ordnungsgemaesse Rechnung mit allen Pflichtangaben vor.
Die Leistung wurde tatsaechlich ausgefuehrt und die Rechnung bezahlt oder geschuldet.
Es handelt sich nicht um einen gesetzlich ausgeschlossenen Aufwand.

Wichtig: Kleinunternehmer ohne Option zur Regelbesteuerung koennen keine Vorsteuer abziehen, weil sie auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Details dazu finden Sie unter Kleinunternehmer und Umsatzsteuer .

Pflichtangaben auf der Rechnung

Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie alle vom UStG geforderten Angaben enthaelt. Fehlt eine davon, kann das Finanzamt den Abzug streichen. Die wichtigsten Angaben im Ueberblick:

Pflichtangabe	Hinweis
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens	vollstaendig und korrekt
Name und Anschrift des Leistungsempfaengers	bei hoeheren Betraegen verpflichtend
UID-Nummer des Ausstellers	bei Betraegen ueber der gesetzlichen Grenze auch jene des Empfaengers
Menge und handelsuebliche Bezeichnung der Leistung	eindeutig und nachvollziehbar
Tag der Lieferung oder Leistung	bzw. Leistungszeitraum
Entgelt (netto) und der anzuwendende Steuersatz	getrennt ausgewiesen
Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag	in Euro
Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer	eindeutig vergeben

Bei Kleinbetragsrechnungen gelten Erleichterungen. Eine vollstaendige Aufstellung bietet der Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Rechnung . Pruefen Sie jede Eingangsrechnung vor der Verbuchung, nicht erst beim Jahresabschluss.

Gemischt genutzte Aufwaendungen

Wird ein Gegenstand oder eine Leistung sowohl betrieblich als auch privat genutzt, ist der Vorsteuerabzug nur fuer den betrieblichen Anteil zulaessig. Typische Faelle sind ein teilweise privat genutztes Mobiltelefon, ein Arbeitszimmer in der Wohnung oder Energiekosten in gemischt genutzten Raeumen.

Hier gelten einige Grundregeln:

Der betriebliche Nutzungsanteil muss sachlich und nachvollziehbar geschaetzt werden.
Bei einer mindestens zehnprozentigen betrieblichen Nutzung kann der Gegenstand grundsaetzlich dem Unternehmen zugeordnet werden.
Aenderungen der Nutzung koennen eine spaetere Vorsteuerkorrektur ausloesen.

Fuer den Firmen-Pkw gelten besondere Einschraenkungen. Welche Fahrzeuge ueberhaupt zum Abzug berechtigen, lesen Sie unter Firmen-Pkw und Privatnutzung .

Nicht abzugsfaehige Vorsteuer

Manche Aufwaendungen sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, selbst wenn alle formalen Voraussetzungen erfuellt sind. Dazu zaehlen insbesondere:

Aufwendungen fuer Pkw und Kombi, ausgenommen ausdruecklich beguenstigte Fahrzeuge wie Fiskal-Lkw oder bestimmte Elektrofahrzeuge
Aufwendungen, die der privaten Lebensfuehrung zuzuordnen sind
Repraesentationsaufwendungen, soweit sie steuerlich nicht anerkannt werden
Leistungen im Zusammenhang mit unecht steuerbefreiten Umsaetzen

Ist ein Umsatz unecht steuerbefreit, geht der Vorsteuerabzug fuer die damit verbundenen Vorleistungen verloren. Diese Unterscheidung wirkt sich direkt auf Ihre Kalkulation aus und sollte vor groesseren Anschaffungen geklaert werden.

Korrekturen der Vorsteuer

Aendert sich nach dem Abzug die Nutzung eines Wirtschaftsguts oder enthaelt eine Rechnung Fehler, ist eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen. Typische Anlaesse sind:

nachtraegliche Rechnungskorrekturen durch den Lieferanten
der Wechsel zwischen steuerpflichtiger und steuerfreier Verwendung
Stornierungen und Gutschriften
Aenderungen der Verwendung von Anlagevermoegen innerhalb des Berichtigungszeitraums

Eine berichtigte Eingangsrechnung wirkt erst, wenn die korrekte Fassung tatsaechlich vorliegt. Erfassen Sie Korrekturen in jener Periode, in der sie eintreten, und melden Sie sie in der naechsten Voranmeldung. Wie Sie die Voranmeldung sauber aufbauen, zeigt der Beitrag Umsatzsteuervoranmeldung richtig machen .

Dokumentation fuer das Finanzamt

Der Vorsteuerabzug haelt nur stand, wenn er belegbar ist. Im Rahmen einer Pruefung verlangt das Finanzamt den Nachweis ueber die Originalbelege. Bewahren Sie daher jede Eingangsrechnung geordnet und vollstaendig auf und ordnen Sie sie der entsprechenden Buchung auf den Vorsteuerkonten im Kontenrahmen zu.

Praktische Empfehlungen:

Belege zeitnah erfassen und revisionssicher ablegen
die gesetzliche Aufbewahrungsfrist einhalten
digitale und Papierbelege konsistent verwalten
jede Buchung mit der zugehoerigen Rechnung verknuepfen

Eine durchgaengige digitale Belegerfassung erleichtert das erheblich, wie der Beitrag Belege digital erfassen beschreibt. So bleibt Ihr Vorsteuerabzug auch Jahre spaeter nachvollziehbar.