Firmenkarten und Kartenausgaben in der Buchhaltung
Firmenkarten erleichtern den Alltag, sorgen aber schnell fuer Unruhe, wenn Belege und Verantwortung nicht sauber mitlaufen. Fuer kleine Unternehmen in Oesterreich reicht oft eine klare Routine, damit Kartenausgaben nachvollziehbar und sauber abgestimmt bleiben.
Was vorhanden sein sollte
- jede Karte hat eine verantwortliche Person
- Belege werden zeitnah abgegeben
- Kartenbewegungen werden regelmaessig abgestimmt
- private und betriebliche Nutzung sind getrennt
Wo Fehler entstehen
| Bereich | Typisches Problem |
|---|---|
| Belege | Kartenzahlungen bleiben ohne Nachweis |
| Verantwortung | niemand kann spaeter den Kauf zuordnen |
| Abstimmung | Kartenkonto und Buchhaltung stimmen beim Abschluss nicht |
Ein praktikabler Ablauf
- Lege fuer Kartenausgaben denselben Mindeststandard an wie in Belege in der Buchhaltung richtig organisieren .
- Verknuepfe Mitarbeitereinsaetze mit Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung , wenn Karten unterwegs genutzt werden.
- Binde die Kartenbewegungen in Bankabstimmung fuer kleine Unternehmen ein, damit der Geldfluss nachvollziehbar bleibt.
- Wenn die Karte fuer wiederkehrende Beschaffung eingesetzt wird, passt dazu auch Zahlungslauf fuer Lieferanten .
Kurz gesagt
Kartenausgaben werden deutlich einfacher, wenn jede Bewegung einen Beleg, eine verantwortliche Person und eine feste Abstimmung hat.