E-Rechnung an den Bund in Österreich
Anleitung zur E-Rechnung an den Bund über USP/PEPPOL mit Formaten, Pflichten und Ausblick auf die EU-weite B2B-E-Rechnung.
Die E-Rechnung an den Bund ist in Österreich für alle Lieferanten der Bundesdienststellen verpflichtend. Papier- und PDF-Rechnungen werden seit 2014 nicht mehr akzeptiert. Im Hinblick auf die EU-Mehrwertsteuerreform 2027/2030 wird das Thema auch im B2B-Bereich relevant.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen an Bundesdienststellen erbringen, müssen elektronisch fakturieren. Dazu zählen:
- Ministerien und nachgelagerte Dienststellen
- Bundesämter
- Gerichte und Staatsanwaltschaften
- Bundesheer
Länder und Gemeinden haben eigene Portale; einige nutzen ebenfalls den Bund-Standard. Aktuelle Listen stehen auf bmf.gv.at und im Unternehmensserviceportal usp.gv.at .
Welche Formate sind zulässig?
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| ebInterface | nationaler XML-Standard (4.0, 5.0, 6.x) |
| PEPPOL UBL 2.1 | europäischer Standard, EU-Norm EN 16931 |
| ZUGFeRD ab 2.x | hybrid, derzeit nicht bevorzugt |
Der Bund bevorzugt ebInterface oder PEPPOL UBL. Reine PDF-Rechnungen oder eingescannte Papierrechnungen werden zurückgewiesen.
Übermittlungswege
Die Übermittlung erfolgt in der Regel über das USP. Möglich sind:
- Webformular im USP für Einzelrechnungen
- Upload einer XML-Datei
- Web-Service (SOAP) für ERP-Integration
- PEPPOL-Access-Point für die internationale Anbindung
Voraussetzung ist eine aktive Registrierung im USP mit Anbindung an FinanzOnline und ein gültiges Lieferantenkennzeichen der jeweiligen Bundesdienststelle.
Pflichtangaben einer E-Rechnung an den Bund
Zusätzlich zu den allgemeinen Pflichtangaben auf einer Rechnung sind folgende Daten Pflicht:
- Lieferantenkennzeichen der Dienststelle
- Auftragsreferenz oder Bestellnummer
- bei Bedarf Kostenstellen oder Kontierungselemente
- IBAN für die Zahlung
- E-Mail-Adresse für Rückfragen
Vorteile elektronischer Übermittlung
- schnellere Zahlung durch automatisierte Verarbeitung
- weniger Medienbrüche, Belegfluss direkt in die Buchhaltung
- Bestätigung über Status der Rechnung
- saubere Archivierung gemäß Archivierung von Buchhaltungsunterlagen
- spätere Erweiterung auf B2B-E-Rechnung möglich
- geringeres Fehlerrisiko bei den Pflichtangaben
Ausblick: B2B-E-Rechnung
Im Rahmen der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) wird die elektronische Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend. Österreich hat angekündigt, die Umstellung im Einklang mit dem EU-Zeitplan vorzunehmen, voraussichtlich ab 2030. Lieferanten, die bereits PEPPOL-fähig sind, sind gut vorbereitet. Aktuelle Stände stehen auf wko.at .
Fazit
Die E-Rechnung an den Bund ist Pflicht und ein guter Einstieg in den elektronischen Belegfluss. ReAI generiert ebInterface- und PEPPOL-konforme Dateien direkt aus dem System. Preise ansehen .