Reisekosten und Kilometergeld in Österreich
Übersicht zu Reisekosten in Österreich mit Tagesgeld, Kilometergeld, Nächtigungsgeld und Aufzeichnungspflichten.
Reisekosten und Kilometergeld in Österreich sind klar geregelt. Wer Mitarbeitern Dienstreisen ersetzt oder selbst beruflich unterwegs ist, sollte die aktuellen Pauschalen und Nachweispflichten kennen.
Aktuelle Pauschalen (Stand 2025)
| Position | Wert | Hinweis |
|---|---|---|
| Kilometergeld PKW | 0,50 €/km | seit 1. Jänner 2025 erhöht |
| Kilometergeld Motorrad | 0,50 €/km | gleicher Satz |
| Mitfahrer | 0,15 €/km | je beförderte Person |
| Fahrrad | 0,50 €/km | bis 1.500 km/Jahr |
| Tagesgeld Inland | bis 30 €/Tag | nach Stundenstaffelung |
| Nächtigungspauschale Inland | 17 €/Nacht | ohne Beleg |
Aktuelle Werte stehen auf bmf.gv.at . Auslandsreisen folgen einer eigenen Liste mit Pauschalen je Land.
Was als Dienstreise gilt
Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer oder Selbständige seine regelmäßige Arbeitsstätte verlässt, um an einem anderen Ort tätig zu werden. Wichtig:
- Mindestdauer für Tagesgeld: drei Stunden Abwesenheit
- Höchstbetrag: 30 € pro Tag, anteilig nach jeder vollen Stunde
- nach 5 bzw. 15 Tagen am selben Einsatzort entsteht ein neuer Mittelpunkt
- private Umwege sind herauszurechnen
Pflichten zum Nachweis
Damit Reisekosten anerkannt werden, ist ein Fahrtenbuch oder eine vergleichbare Aufzeichnung erforderlich:
- Datum der Reise
- Ausgangs- und Zielort
- Reisezweck und besuchte Person
- Kilometerstand am Anfang und Ende
- Stunden der Abwesenheit
- private Anteile getrennt ausweisen
Elektronische Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn sie unveränderlich sind. Belege werden gemeinsam mit anderen Belegen in der Buchhaltung richtig organisiert .
Verbuchung in der Buchhaltung
Reisekosten werden je nach Art auf unterschiedlichen Konten erfasst:
- Kilometergeld als Reisekostenaufwand
- Tagesgelder als Verpflegungsmehraufwand
- Nächtigung mit Beleg: tatsächliche Kosten plus pauschaler Frühstücksanteil
- Spesen für Treibstoff bei Firmen-PKW separat
Detaillierte Hinweise zur Verbuchung stehen unter Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung .
Lohnsteuerliche Behandlung
Pauschalen bis zu den genannten Höchstsätzen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Wer mehr ersetzt, muss den Übersteigungsbetrag wie Lohn versteuern. Auch das Kilometergeld ist gedeckelt: maximal 30.000 km pro Jahr je Mitarbeiter werden steuerfrei anerkannt.
Praxis-Tipps
- Reiseantrag und -abrechnung in einem einheitlichen Formular
- monatliche Abrechnung statt Sammlung über Quartale
- digitale Belegerfassung direkt nach der Reise
- klare Regelungen für Hotels und Verkehrsmittel
- Verknüpfung mit der Buchhaltung über automatische Kontenzuordnung
Fazit
Wer Reisekosten sauber dokumentiert, vermeidet Diskussionen bei der Lohnsteuerprüfung. ReAI bietet Vorlagen für Reiseabrechnungen. Preise ansehen .